【新入社員】会社から評価される社員になるために#2【業種共通】

社会人

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どうも、ごりあんです。
第2章では、相手への伝え方について記載していきます。

相手の状況を想像する

連絡手段って色々ありますよね。例えば下記のように。

  • 対面
  • 電話
  • メール
  • LINE
  • ツイッターのDM
  • Teams
  • スラック

この中から、現在置かれている状況と目的に合わせて手段を考え、選択できることが重要です。堀江貴文さんだと、「電話してくるようなやつと仕事はしないと」公言している人もいます。

では、電話がダメな人に対してどうアプローチすればいいのか。それは、相手の状況を想像するです。
メールの返信が早い人には、メールで。ツイッターによくツイートする人には、DMでメッセーを送ってみるなど。しかし、最初から「この人はメールの返信が早い」などわかりません。なので連絡手段を変えたりしながら組み立てていくことが重要です。

相手に合わせた言葉選び

誰に対しても同じような文面を選んでいてはダメです。一人ひとりに合わせて全てを変えるのは難しいかもしれませんが2~3割は変えましょう。

プレゼンの場などで、資料に書いている内容をそのまま読む人とかいますよね。相手の表情などを見て「どこが刺さっているのか」を見抜かなければいけません。臨機応変に気の利いた言葉を入れられるかどうかなどで相手の印象は変わります。

相手がSNSを知っている場合、趣味や、考え方などが見えてきます。そこで、何気ない会話に一言付け加えられるかで相手の印象はガラッと変わります。

例えば、上司が週末に「ドラゴンクエスト」のゲームをしていたとしましょう。その場合、私もドラゴンクエストが好きです。などとさらっと言えると、「自分のこと理解しているな」と思い相手は安心感を覚えます。

返信はなるべく早く

上司やお客さんから届いたメールなどは、早いに越したことはありません。
とにかく、「承知しました」や「確認します」と返信しましょう。時間を置いてしまうと、返信に対する期待値が高くなる場合や、読んでいるのかどうかわからず心理的コストを相手に与えてしまいます。

例えば、サッカーの場合に自分がボールを持ち続けてドリブルでキーパーと一対一の状況を作り出す突破力があればいいですが、多くの人はそのようなことはできないですよね。

ビジネスで主語は抜いてはいけない

多くの人と関わる中で、日本語ができていないなど、主語がない人が一定数存在します。
例えば、新入社員が「ここの仕様書直して欲しいと言われました」と発言していたとしましょう。

これは、誰が何の目的で発信した内容で誰が対応するべきなのかが全くわかりませんよね。ここで無駄な会話が一往復増えるわけです。また、お客さんに言われたのか、上司に言われたのかで意味合いは全く異なります。

契約書では、甲と乙を使用しており主語がないことはありません。「誰が」「何をするのか」を明確にするのは基本中の基本です。

Yes,Noで答えられる質問をする

仕事をしていて、わからないことがあった場合どうしますか。まずは、自分で調べてみますよね。それでもわからなかったことは、上司に質問することになります。

その場合に、気をつけたいのは「Yes」「No」で答えられる質問(クローズド・クエスチョン)にすることです。

例えば、「この資料はどう作成すればいいですか?」ではなく「この資料はこのような内容で作成すれば良いですか?」です。

このクローズドクエスチョンを実践するためには、自分なりの考えや仮設を絞り込むことが必要です。
「こいつ自分なりに考えているな」と上司に評価されることになります。

逆に部下に質問する場合は、クローズドクエスチョンではなくオープンクエスチョンで聞くほうが良いですね。部下に自分で考える癖を付けさせることができます。

まとめ

第2章では、相手への伝え方をメインに取り扱いました。主語がある日本語を話せる社員になりましょう。
また、相手の状況を考えるのは、仕事だけでなく友人とのコミュニケーションにも使用することができます。一人ひとりに合ったコミュニケーションのとり方を掴んでおきましょう。

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